SharePoint — le hub de documents et de données
Là où l'entreprise range ses fichiers, ses listes et ses pages d'équipe. Souvent la « base de données » de fait des projets Power Platform.
SharePoint, c'est Google Drive + Notion + une base de données légère, intégré à Microsoft 365. On y trouve des sites qui contiennent des bibliothèques de documents (fichiers) et des listes (données type tableur). La force : chaque élément peut porter des métadonnées et des permissions fines.
Dans l'offre : « projet de migration de contenu vers SharePoint, incluant la structuration de l'information, la gestion des accès et l'automatisation des flux ». C'est un projet entier à toi seul — et il touche les 4 mots-clés ci-dessous.
L'anatomie de SharePoint
| Brique | C'est quoi | Analogie |
|---|---|---|
| Site | L'espace d'une équipe/projet (le conteneur racine) | Un workspace / un repo |
| Bibliothèque de documents | Un dossier de fichiers avec versions et métadonnées | Un Drive partagé versionné |
| Liste | Des données en lignes & colonnes (pas des fichiers) | Une table SQL légère / Airtable |
| Page | Une page web d'info pour l'équipe | Une page Notion / un wiki |
Une liste SharePoint = une table : des colonnes typées (texte, nombre, date, choix, personne, oui/non), une ligne par enregistrement, et une API REST derrière. C'est pour ça que Power Apps et Power Automate s'y branchent si naturellement : du point de vue d'un dev, c'est un backend CRUD déjà hébergé et sécurisé.
Les 4 piliers du projet de migration
1. Structurer l'information
Ne pas juste « copier des fichiers ». On définit où va quoi et comment le retrouver. Outils clés :
- Métadonnées : des colonnes décrivant chaque document (département, type, année, statut). Bien plus puissant que des dossiers : on filtre et on trie au lieu de fouiller.
- Types de contenu (content types) : un modèle réutilisable de métadonnées (ex. « Procédure », « Rapport d'inspection ») appliqué partout pour rester cohérent.
Les métadonnées = des colonnes ; un type de contenu
= un schéma/un type réutilisable que tu appliques à plusieurs tables. Migrer en
structurant, c'est passer d'un dossier /divers rempli au hasard à un vrai modèle
de données interrogeable. Tu sais déjà pourquoi c'est mieux.
2. Gérer les accès
Qui peut voir/éditer quoi. SharePoint gère ça par héritage : par défaut tout hérite des permissions du site, et on peut « rompre l'héritage » pour des cas précis.
C'est du contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC) avec héritage, comme les permissions de fichiers Unix ou les policies en cascade. Niveaux types : Lecture, Contribution (édition), Contrôle total. On assigne presque toujours à des groupes, pas à des personnes — même réflexe qu'un bon RBAC.
Rompre l'héritage de permissions à tort et à travers crée un cauchemar de maintenance (chaque dossier devient un cas particulier). Bonne pratique : structurer pour que l'héritage fasse 95 % du travail, et n'utiliser les permissions uniques que par exception.
3. Automatiser les flux
SharePoint + Power Automate sont inséparables : « quand un document est ajouté → demander une approbation », « quand un statut passe à Terminé → archiver et notifier ». La migration est l'occasion de remplacer des étapes manuelles par des flux.
4. Migrer le contenu
Déplacer les fichiers existants (souvent depuis de vieux lecteurs réseau partagés) vers la nouvelle structure. On utilise des outils dédiés comme le SharePoint Migration Tool de Microsoft, en veillant à conserver les versions et à appliquer les bonnes métadonnées.
- Site / sous-site : conteneur d'équipe.
- Bibliothèque vs liste : fichiers vs données.
- Métadonnée / colonne : info descriptive d'un élément.
- Type de contenu : modèle de métadonnées réutilisable.
- Héritage de permissions : la cascade des accès.
- OneDrive vs SharePoint : OneDrive = mes fichiers perso ; SharePoint = les fichiers de l'équipe (même technologie dessous).
- Teams : chaque équipe Teams s'appuie sur un site SharePoint pour stocker ses fichiers.
Tu participeras à repenser et déplacer le contenu d'un département vers SharePoint : définir les métadonnées et types de contenu, fixer qui a accès à quoi, brancher des flux d'approbation, puis migrer les fichiers proprement. C'est un projet très « informatique de gestion » : peu de code, beaucoup de réflexion sur l'organisation de l'information et les besoins des équipes.
- Microsoft Learn — « Gérer le contenu et les sites SharePoint » : learn.microsoft.com/training (SharePoint)
- Si tu as un compte M365 : crée une liste, ajoute une colonne « Choix », et observe comme Power Apps/Automate la voient instantanément.